HP là 1 trong những tập đoàn công nghệ thông tin uy tín nhất, xuất xứ từ Hoa Kỳ. Các sản phẩm của HP được sử dụng nhiều trên thế giới, trong đó có cả Việt Nam và đặc biệt là dòng máy in HP. Tuy nhiên, làm thế nào để sử dụng máy in HP hiệu quả và nâng cao tuổi thọ của máy in? Trong bài viết này, ATALINK xin chia sẻ kinh nghiệm sử dụng máy in HP và một số cách khắc phục lỗi khi gặp sự cố trong quá trình sử dụng.
1. Hướng dẫn sử dụng máy in HP
1.1. Tháo lắp đúng cách
Khi tháo lắp máy in, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ cấu tạo của máy in HP, đồng thời lưu ý các vấn đề sau:
- Rút hết dây tín hiệu khỏi máy và ngắt nguồn điện khỏi máy in
- Cần để máy in tránh xa các vật dụng nhiễm tĩnh điện và để nơi khô thoáng
- Tháo hộp Cartridge ra ngoài nhẹ nhàng theo rãnh trượt và không để lộ trống in ra ngoài ánh sáng
- Bỏ hết giấy ra khỏi khay
- Sau đó vệ sinh bằng vải sạch và dung dịch vệ sinh chuyên dụng
1.2. Các nút chức năng
Khi sử dụng máy in HP, bạn cần lưu ý đến các chức năng cơ bản sau:
- Copies có nghĩa là tùy chọn số lượng bản in
- Printer Properties là lựa chọn nâng cao trong việc in ấn của máy in HP. Vì vậy, để nâng cao chất lượng bản in doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng “Tab Quality” với chế độ tùy chọn “Standard” / “Draft”,…
- Print All Pages bao gồm: “Print All Pages” (in tất cả các trang) hoặc “Print Current Page” (in các trang gần đây). Sau đó, đánh số trang để in
- Print One Sided tức là in 1 mặt / in 2 mặt tích hợp, điều này còn tùy thuộc vào máy in có tính năng in 2 mặt hay không
- Collated: Chức năng này dùng để đóng luôn một tập văn bản với mục đích in số lượng lớn hay in theo từng trang
- Portrait / Landscape Orientation có nghĩa là bạn có thể tùy chọn bản in theo bản dọc hay bản in ngang
- A4 / Letter cho phép người dùng lựa chọn kích thước phù hợp với khổ giấy in A4 / A3,…
- Margin có nghĩa là căn lề cho bản in với kiểu định dạng “Normal”, căn lề tùy chọn
- Page Per Sheet cho phép người dùng in gộp luôn các trang in của văn bản trong một page
1.3. Cách in ấn tài liệu
Sau khi cài đặt kết nối giữa máy in và máy tính, bạn mở file tài liệu cần in. Sau đó nhấn “Ctrl + P” sẽ xuất hiện hộp thoại. Bạn chọn đầy đủ các thông số rồi nhấn OK, sau đó chờ bản in ra ở khe ra của máy in.
1.4. Kết nối dây máy tính hoặc wifi
1.4.1. Hướng dẫn kết nối dây máy tính với máy in HP
Trước tiên bạn cần kiểm tra các thiết bị sau:
- Chắc chắn rằng máy in đã cắm điện và bật nút nguồn
- Bật máy tính và cắm dây cáp USB từ máy in vào
Hướng dẫn cách kết nối:
- Trên máy tính bạn chọn vào biểu tượng Windows, vào phần “Settings” -> Vào mục “Devices” (thiết bị) -> sau đó vào mục “Printers & scanners” (máy in và máy scan).
- Tiếp theo, vào “Add a printer or scanner” (thêm máy in hoặc máy scan) -> Nhập vào tên máy in của bạn và ấn “Add device”. Thường tên cài đặt ban đầu sẽ là tên thương hiệu và mã số máy.
- Trong trường hợp không thấy tên, ấn vào “The printer that I want isn’t listed” -> ấn tiếp “Add a printer or scanner” để hệ thống dò lại. Cuối cùng, chọn các tùy chỉnh muốn in (kích cỡ, màu sắc,…) và ấn “Print” để in.
1.4.2. Hướng dẫn kết nối máy tính với máy in HP qua wifi
Trên Windows
- Bước 1: Mở nguồn máy in và kết nối máy in vào cùng một mạng Wifi với máy tính.
- Bước 2: Vào menu Start sau đó nhập “control panel” rồi click chuột chọn kết quả tương ứng để mở “Control Panel”.
- Bước 3: Click chọn mục “Device and Printers” , sau đó ấn chọn dòng “ Add a printer” ở trên cùng của cửa sổ.
- Bước 4: Lúc này hệ thống sẽ tự động tìm kiếm máy in của bạn. Trong trường hợp chờ quá lâu mà chưa thấy hiện lên máy in cần tìm, bạn click vào dòng “The printer that I want isn’t in list”. Sau đó một hộp thoại khác sẽ hiện lên, bạn click vào “Add a Bluetooth” -> “wireless or network discoverable printer” -> click chọn “Next”.
- Bước 5: Chọn tên máy in cần tìm trong danh sách các thiết bị hiển thị.
- Bước 6: Sau đó cửa sổ cài đặt sẽ hiện ra, lúc này bạn cần tiến hành theo các hướng dẫn trên màn hình để thực hiện cài driver cho máy tính. Sau khi cài đặt xong bạn sẽ có thể sử dụng máy in HP thông qua mạng wifi.
Trên macOS: Áp dụng cho các phiên bản macOS
- Bước 1: Bạn vui lòng mở nguồn máy in và kiểm tra kết nối máy in có vào cùng một mạng wifi với máy tính hay không
- Bước 2: Ấn chọn vào biểu tượng menu Apple, sau đó chọn “System Preferences”
- Bước 3: Tiếp theo chọn “Print and Scan” trên máy tính
- Bước 4: Sau đó click chuột giữ biểu tượng “+” ở cuối danh sách để hệ thống quét và kết nối tới máy in mới.
- Bước 5: Chọn tên máy in bạn cần. Trường hợp bạn không tìm thấy thì bạn nên tải phần mềm hỗ trợ cho máy in, tùy dòng máy in mà lựa chọn phần mềm thích hợp.
- Bước 6: Trường hợp dòng “Download and Install” hiện lên thì bạn ấn chọn để thực hiện cài đặt driver máy in. Trong quá trình cài đặt driver, hệ thống có thể yêu cầu bạn tải thêm một số phần mềm hỗ trợ, ví dụ như Bonjour.
1.5. Hướng dẫn vệ sinh máy in HP
Vệ sinh thường xuyên trong quá trình sử dụng máy in HP, là cách giúp máy in hoạt động hiệu quả và tăng tuổi thọ. Doanh nghiệp bạn nên vệ sinh máy in HP hàng tuần hoặc ít nhất 1 lần / tháng.
Sau đây là các bước vệ sinh máy in HP:
- Bước 1: Bạn cần tắt máy in, sau đó rút phích cắm điện và để nguội trước khi bắt đầu vệ sinh máy
- Bước 2: Hủy bỏ các khay giấy bên trong máy in HP
- Bước 3: Tiếp tục tháo hộp mực in một cách cẩn thận và đặt nó trên một tờ giấy hoặc tấm vải sạch sẽ, tuyệt đối không làm xước trống mực (drum)
- Bước 4: Tiến hành che hộp gương đi sau đó thổi bụi hoặc hút bụi. Lần lượt làm sạch các phần bên trong máy và các khoang mực của máy in HP
- Bước 5: Cuối cùng thực hiện vệ sinh hộp mực và đổ mực in, cần lưu ý các điểm tiếp mát đầu trục từ và đầu trục sạc
2. Cách sử dụng máy in HP trường hợp bị lỗi
2.1. Máy in HP báo lỗi chấm than
2.1.1. Kiểm tra lại kết nối giữa máy tính và máy in
Trong văn phòng doanh nghiệp có thiết lập hệ thống mạng LAN, nhiều máy tính được phép sử dụng 1 máy in nếu được chia sẻ. Tuy nhiên, trong trường hợp rớt mạng sẽ dẫn đến máy in không thể in ấn được. Lúc này có thể xuất hiện lỗi chấm than. Để khắc phục lỗi trên bạn cần kiểm tra kết nối mạng có ổn định hay không.
Mặt khác, nếu như máy tính chủ kết nối trực tiếp với máy in nhưng cáp kết nối bị lỏng cũng sẽ khiến máy in bị chấm than. Để khắc phục tình trạng này bạn cần kiểm tra cáp kết nối có kết nối tốt hay không.
2.1.2. Kiểm tra Print Spooler có bị tắt không
Lỗi Print Spooler bị tắt thường xuất hiện trên các máy tính cài hệ điều hành Windows 7 với máy in in HP. Lý do bởi thương hiệu máy in không hỗ trợ. Và sau đây là 2 cách giúp doanh nghiệp bạn khắc phục.
Cách 1: Thao tác với phím tắt
- Bước 1: Đầu tiên hãy nhấn phím tắt “Windows+R”
- Bước 2: Lúc này hộp thoại “Run” sẽ xuất hiện, bạn thực hiện nhập “services.msc”, sau đó nhấn nút chọn “Enter”
- Bước 3: Khi mục Services hiển thị trên màn hình bạn hãy nhấn phím “P”. Sau đó nhấn chuột phải “Print Spooler” -> Rồi hãy chọn “Start”
- Bước 4: Mở lại “Devices.msc and printers” kiểm tra đã đủ driver chưa
Cách 2: Thao tác với Control Panel
- Bước 1: Mở “Control Panel” -> Sau đó tìm từ “Restore”
- Bước 2: Tiếp theo hãy chọn “Backup and Restore” -> Rồi nhấn chọn “Recovery system settings or your computer” -> Sau đó chọn “Open System Restore”
- Bước 3: Chọn Undo System Restore -> Bạn nhấn vào nút Next là xong
2.2. Máy in HP bị kẹt giấy
Những nguyên nhân thường gặp khiến cho máy in HP bị kẹt giấy như sau:
- Giấy nạp vào bị lệch
- Giấy quá ẩm dính liền nhau
- Sensor tách giấy bị hỏng
- Bao lụa (Lô Sấy) máy in của bạn bị rách te tua dẫn đến kẹt giấy
Cách khắc phục máy in HP bị kẹt giấy như sau:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tắt máy in HP và thực hiện ngắt kết nối điện với máy in
- Bước 2: Mở nắp máy in rút cartridge (hộp mực) ra khỏi máy nhẹ nhàng
- Bước 3: Kéo tờ giấy bị kẹt nhẹ nhàng, từ từ để không bị rách. Trường hợp giấy bị kẹt bên trong máy in laser, bạn hãy đợi bộ phận sấy nguội rồi hãy lôi giấy ra. Nếu đã lấy ra rồi mà vẫn báo kẹt giấy, thì bạn kiểm tra thật kỹ lại xem có những mẩu giấy nhỏ, bị rách nằm đâu đó trong máy in hay không. Sau đó lấy hết tất cả giấy và mảnh giấy vụn ra ngoài.
- Bước 4: Lắp hộp mực trở lại và in bản nháp để kiểm tra kết quả
2.3. Máy in HP không in được
Một số nguyên nhân phổ biến khiến máy in không in được và cách khắc phục:
- Thứ nhất, dây cáp hoặc phích cắm bị lỏng. Trường hợp này đơn giản bạn chỉ cần rút chân cáp ra rồi cắm lại cẩn thận và ngay ngắn.
- Máy đang để ở chế độ nút pause tức là tạm dừng thì bạn vào mục “printer” , sau đó chọn tên máy in đang sử dụng -> bấm chuột vào mục pause để máy chuyển sang chế độ sẵn sàng.
- Trường hợp hay gặp là do lỗi máy in HP ở chế độ chờ và chưa sẵn sàng. Lúc này bạn vào mục “printer”, sau đó chọn tên máy in HP đang sử dụng -> bấm chuột phải vào mục offline (đợi in) để máy tự động chuyển sang chế độ “Ready” (sẵn sàng).
- Lỗi “not found port” do đặt không đúng cổng in máy in HP. Khắc phục lỗi này bằng cách vào mục “printer” -> chọn máy in đang dùng -> bấm chuột phải vào mục “Properties” -> “Port” để đặt lại cổng in.
2.4. Máy in HP không nhận hộp mực
Nguyên nhân thường gặp:
- Người dùng lắp không đúng hộp mực máy in
- Hộp mực máy in không được lắp đặt đúng cách nên chip mực không được tiếp xúc đúng với tiếp điểm của máy in phun.
- Cổng mực / chip mực bị bám bụi bẩn, dẫn đến phần mực in bị khô và bám chặt vào phần mạ vàng của tiếp điểm với chip mực. Điều này cũng dẫn đến nguyên nhân lỗi máy in không nhận hộp mực.
- Các hộp mực máy in bị hết hạn cũng không được máy in chấp nhận, dẫn đến lỗi hộp mực máy in phun.
- Hãng HP có những sản phẩm được quy định “giới hạn theo vùng”. Điều này có nghĩa là khi dòng máy in HP sản xuất ở đâu thì người dùng chỉ có thể sử dụng hộp mực được sản xuất tại quốc gia đó.
Cách khắc phục:
- Bạn cần sử dụng mực in chính hãng của hãng sản xuất máy in HP nhằm mục đích bảo vệ và tăng tuổi thọ của máy in.
- Hiện nay thương hiệu HP cũng bắt đầu chú trọng đến việc phát triển các loại mực in liên tục chính hãng nhằm khuyến khích người tiêu dùng chuyển sang sử dụng sản phẩm mực in của hãng. Các loại mực do hãng sản xuất có chất lượng không kém hộp mực chính hãng nguyên bản của máy, trong khi đó lại có giá rẻ hơn nhiều thay vì sử dụng các loại mực không có nguồn gốc rõ ràng.
- Khi thay mực máy in, bạn cần thao tác một cách chính xác, cẩn thận và lắp hộp mực đúng vị trí. Đồng thời, lưu ý kiểm tra chuẩn xác đảm bảo rằng chip mực đã tiếp xúc với tiếp điểm của máy in HP.
- Cần vệ sinh và bảo dưỡng máy in một cách định kỳ. Bởi khi vệ sinh máy in sạch sẽ, chíp mực và tiếp điểm của máy in sẽ tiếp xúc tốt và máy in sẽ nhận hộp mực in mà không xảy ra sai sót nào.
- Cuối cùng bạn nên tìm hiểu về loại hộp mực phù hợp được sử dụng cùng với máy, tránh trường hợp mua phải sản phẩm bị giới hạn theo vùng. Như vậy sẽ rất khó khăn và phức tạp khi tìm mua hộp mực thay thế.
2.5. Máy in HP ra mực không đều
Thông thường lỗi này do máy in HP bị hỏng trống mực dẫn đến vị trí bản in không đều, có những vị trí đậm nhạt khác nhau. Cách khắc phục hiện tượng này là thay trống mực mới.
2.6. Máy in HP báo hết mực
Sau khi sử dụng máy in HP một thời gian sẽ dẫn đến tình trạng máy in hết mực. Sau đây là 2 cách hướng dẫn xử lý:
- Đầu tiên bạn cần đổ mực máy in. Cách này giúp máy in hoạt động bình thường, cho bạn những bản in đẹp, chất lượng tốt, sắc nét, số lượng bản in lớn.
- Cách khác hay được các hãng khuyên dùng là thay hộp mực mới khi máy in hết mực, đây được coi là cách tốt nhất khi xử lý tình trạng máy in hết mực.
3. Tổng kết
Trên đây là những chia sẻ kinh nghiệm sử dụng máy in HP và cách khắc phục trong quá trình sử dụng. ATALINK hy vọng thông qua bài viết này các doanh nghiệp sẽ nắm được thông tin đầy đủ hơn về thương hiệu máy in HP. Cũng như biết cách sử dụng máy in HP sao cho hiệu quả và nâng cao tuổi thọ cho máy, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Trường hợp Qúy doanh nghiệp đang muốn tìm hiểu dòng máy in HP cũng như các thương hiệu khác, hãy liên hệ với ATALINK. ATALINK – Sàn giao dịch thương mại điện tử B2B, kết nối doanh nghiệp khách hàng với hàng nghìn Nhà cung cấp. Giúp doanh nghiệp xóa tan nỗi lo tìm kiếm sản phẩm chính hãng với chất lượng tốt nhất và mức giá ưu đãi từ các Nhà cung cấp uy tín hàng đầu.
LIÊN HỆ:
Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà QTSC 1, Lô 34, Đường số 14, Công viên phần mềm Quang Trung, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1800 555 540 (Miễn phí)
Email: contact@atalink.vn
Website: https://atalink.com/
Url ATALINK's Blog: https://blog.atalink.com/
Facebook: https://www.facebook.com/atalink.vn/
Twitter: https://twitter.com/ATALINK1
Pinterest: https://www.pinterest.com/atalinkvn
Xem bài viết thêm trên nền tảng khác
https://atalinkvn.wordpress.com/2021/12/18/chia-se-kinh-nghiem-su-dung-may-in-hp-va-khac-phuc-loi/
0 Nhận xét